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Neues MICE Live Buchungsportal startet noch 2018 – Backend-Entwicklung mit MICE access in finaler Phase – Entscheidende Weichenstellung für weitere Levels der Digitalisierung

September 2018 – In diesen Tagen werden entscheidende Weichen gestellt: Noch vor Jahresende bringt fiylo ein neues Buchungsportal an den Start, bei dem auch nicht-standardisierbare Events live gebucht werden können. Damit wird eine weitere digitale Lücke im MICE-Business geschlossen. Zusammen mit MICE access, dem IT-Partner aus Norderstedt bei Hamburg, wurden nun mit ausgewählten Locationanbietern die wichtigsten Suchkriterien eruiert. Dazu fanden Workshops in Berlin und Hamburg mit reger Beteiligung statt.

Sehen Sie dazu einen aktuellen Beitrag bei HOTELIER TV:

https://youtu.be/1oCi0hz455I

„Allen Beteiligten wurde schnell klar, dass wir in der entscheidenden Phase sind und die nächsten Herausforderungen in der Digitalisierung stark beeinflussen“, resümierte Bernd Fritzges, Geschäftsführender Gesellschafter von fiylo International. Der renommierte MICE-Manager gilt als einer der treibenden Kräfte der Digitalisierung im milliardenschweren Geschäft mit Meetings, Incentives, Conferences und Events. Auch als Vorstandsvorsitzender des einflussreichen Verbandes Deutscher Veranstaltungsorganisatoren (VDVO) setzt sich Fritzges mit Verve und Geschick für die schrittweise Digitalisierung der MICE-Buchungen ein.

Bernd Fritzges

Bernd Fritzges

Buchungen von Tagungsflächen und Locations für klar eingrenzbare Kriterien wie zum Beispiel 15 Konferenzgäste und entsprechender Bewirtung und Bereitstellung technischer Services wie Beamer, Leinwände, Flipcharts und Wlan-Zugänge sind längst standardisiert und lassen sich in Live Booking Buchungsportalen lückenlos abbilden. Auch die Buchung von Locations z.B. bei fiylo gelten als etablierte Meilensteine der MICE-Digitalisierung. Nun sollen nicht-standardisierbare Events wie komplexe Firmenevents mit mehreren Veranstaltungsteilen, Sonderevents wie Autopräsentationen, private Feierlichkeiten wie Hochzeiten und Jubiläen und andere ebenso online buchbar gemacht werden. In zwei Workshops wurden dazu die wichtigsten Basiskriterien und Buchungsmerkmale erarbeitet. „So viel wie nötig, aber so wenig wie möglich“, soll dabei laut fiylo-Topmanager Bernd Fritzges abgefragt werden. Eine Quadratur des Kreises? „Wir werden in Kürze die Quotierung einer komplexen Eventanfrage mit belastbaren Daten automatisieren“, ist Fritzges überzeugt.

Dazu wird einerseits der Buchungsprozess komplett neu aufgestellt, andererseits die Zahl und Tiefe der Daten der Locationanbieter beträchtlich erhöht. Die Eventanfrage wird dann über ein neues Abfragetool auf http://www.fiylo.de gestartet. Die sekundenschnelle Beantwortung kann aus dem System von MICE access erfolgen. „Dies wird die bislang sehr zeitraubende und aufwändige manuelle Beantwortung von Eventanfragen erheblich reduzieren“, prognostiziert Fritzges. Zudem sollen so Marketingpräsenz und internationale Reichweite der Locationanbieter massiv erweitert werden.

Zu den wichtigsten Kriterien einer nicht-standardisierbaren Eventanfrage zählen:

  • Art der Veranstaltung
  • Ablauf / Timing
  • Anzahl Gäste/Teilnehmer
  • Benötigte Flächen/Räume
  • Bestuhlung/Ausstattung
  • Benötigte Technik
  • Budgetrahmen (Kann-Option)
  • Kontaktdaten

Dem gegenüber stehen zentrale Angebotskriterien wie u.a.

  • Raumkosten & Nebenkosten
  • Bereitstellung Technik & Equipment
  • benötigtes Personal
  • Menge Catering (ggf. extern)
  • Aufwand für Rahmenprogramm
  • Aufwandspauschalen für Reinigung, Logistik etc.

Wichtige Rahmendaten wie eine aussagekräftige Fotogalerie, Leistungsübersicht, Preisliste der Nebenkosten, FAQ und AGB werden von fiylo im Locationprofil zweisprachig dargestellt.

„Einen weiteren interessanten Rationalisierungseffekt wird die Digitalisierung mit sich bringen“, bringt Fritzges es auf den Punkt. Die Optimierung, sprich: Reservierung von Flächen für eine bestimmte Frist, wird beim Live Booking wegfallen können. Was in der MICE-Branche in der Vergangenheit oftmals für Irritationen und Missverständnisse sorgte, wird durch die automatisierte Quotierung auch komplexer Eventplanungen obsolet.

Über fiylo Deutschland GmbH: Noch unter dem Namen locationportale GmbH wurden 2007 die führenden Onlineportale für Locations, Veranstaltungsstätten und Eventdienstleister in den wichtigsten deutschen Städten und Ballungsgebieten entwickelt. Mit der Namensänderung 2016 in fiylo (Find Your Location) wurde die Zusammenlegung der einzelnen Stadtportale vollzogen, um auch Locations außerhalb der Ballungszentren in die Lage zu versetzen, ihre Sichtbarkeit im Internet zu verstärken und den Planern von Events eine flächendeckende Recherche zu ermöglichen. fiylo ist ein provisionsfreies Portal und konzentriert sich mit dem eigenen Redaktionsteam auf die Erstellung von topaktuellen, mehrsprachigen Präsentationen und verfügt daher über eine außergewöhnliche Datenqualität. Inzwischen gehört fiylo zum weit verbreiteten Hilfsmittel von Veranstaltungsorganisatoren und Eventprofis.

September 2017 – Das Münchener Startup Hotelbird setzt beim Thema Mobile Payment auf Concardis: Der Eschborner Full-Service-Payment-Provider sorgt von nun an für reibungslose Bezahlprozesse in der Hotel-App des Softwareanbieters. Nutzer können mit der Hotel-App von Hotelbird nicht nur bequem per Smartphone Hotelzimmer buchen und ihre Zimmertüren mit dem Handy öffnen, sondern auch den gesamten Check-In- und Check-Out-Prozess inklusive Bezahlung digital durchlaufen.

Hotelbird App

„Hotelbird bietet seinen Kunden eine innovative App, die den Hotelbesuch revolutioniert und die Convenience für den Kunden steigert: kein Warten mehr am Counter, alles funktioniert digital – natürlich auch das Bezahlen. Ich bin überzeugt, dass dieses Konzept Erfolg haben wird. Und es freut mich sehr, dass wir Hotelbird dabei mit einer smarten Paymentlösung unterstützen können“, sagt Marcus W. Mosen, CEO von Concardis.

„Uns war wichtig, bei der Paymentanbindung mit dem führenden Full-Service Provider in Deutschland zu arbeiten, der die Hotelbranche in der DACH-Region sehr genau kennt und unser Geschäftsmodell versteht. Mit Concardis haben wir jetzt einen Partner, der genau das mitbringt und mit einer sehr modernen, leicht anzubindenden und flexiblen Anwendungssoftware für das Bezahlen in der App überzeugt“ sagt Juan A. Sanmiguel, CEO und Co-Founder von Hotelbird.

Hotelbird bietet nun auch Mobile Payment mit Concardis als Partner

Concardis ist auf Mobile Commerce spezialisiert und bietet mit der Payengine eine PSP-Plattform, die für mobile Endgeräte optimiert wurde. Die einzelnen Zahlmethoden werden so vollständig in die Hotelbird-App integriert. Dafür sorgt die In-App Payment Library von Concardis, ein mobile SDK (Software Development Kit) speziell für native Apps (iOS und Android). Der Endnutzer bemerkt keinen Unterschied mehr zwischen der App und dem dahinterliegenden Bezahlsystem.

Der Gast bezahlt damit seine komplette Hotelrechnung per Smartphone: Das Zimmer, der Restaurantbesuch, aber auch Zusatzbuchungen wie Wellnessanwendungen oder die Minibar-Rechnung werden direkt in der App verbucht – bei Bedarf zwischen privat und geschäftlich getrennt.

Hotelbird wurde im April 2015 gegründet. Das Münchner Startup entwickelt Software-Lösungen für die Hotelbranche. Das Hotelbird-System unterstützt Hoteliers, Gästezufriedenheit und Umsatz zu steigern und gleichzeitig die Prozesskosten zu senken – indem es Hotelgästen eine einfache und effiziente Hotelnutzung ermöglicht. Hotelbird digitalisiert den gesamten Kommunikationsprozess zwischen Rezeption und Gästen. Direkte Buchung, Check-in, Zimmerschlüssel, Bezahlung und Check-out laufen vereint in einer App und schaffen maximale zeitliche und örtliche Unabhängigkeit der Hotelgäste von den hotelinternen Organisationsabläufen.

Juni 2017 – Wer häufig mit dem Flugzeug unterwegs ist, hat sich daran schon längst gewöhnt: Mit dem Smartphone schnell und problemlos einchecken. Im Hotel hingegen laufen Check-in sowie das Zimmertür-Öffnen in der Regel noch traditionell wie seit Jahrzehnten ab mit Ausweis vorlegen, Adressdaten erfassen und Zimmerschlüssel in Empfang nehmen. Das kostet Zeit. Im vergangenen Jahr wurden 447 Millionen Gästeübernachtungen in Deutschland gezählt. Steht der Gast jeweils nur fünf Minuten beim Einchecken an, sind das ein paar Jahre Lebenszeit, die verplempert wird. Diese Zeit will das Startup Hotelbird den Gästen für spannendere Dinge als Schlange stehen schenken. Ähnlich wie User bei lieferando einfach ihren Burger per Smartphone bestellen und bezahlen, oder mit der App Mytaxi jederzeit mobil sind, setzt Hotelbird neue Standards in der Digitalisierung beim Hotelerlebnis. Dies fängt bei der unkomplizierten Direktbuchung von Hotels mit der Hotelbird-App (IOS und Android) an und geht über die schnelle und flexible Buchung eines Hotelaufenthaltes bis hin zum digitalen Ein- und Auschecken inklusive Bezahlen per Smartphone und Öffnen der  Hotelzimmertür.

Hotelbird app

Immer mehr Hotelgäste nutzen diesen digitalen Helfer. Einer von ihnen ist Maik Preßler von der Deutschen Bahn, der wöchentlich mindestens einmal im Hotel übernachtet. Der 40jährige IT-Trainer findet es cool, dass er nicht mehr am Check-in anstehen muss, sondern direkt aufs Zimmer gehen kann und er alle Daten auf seinem Smartphone hat und je nach Hotel – keine Zimmerkarte oder Zimmerschlüssel mit sich herumtragen muss. Den Meldeschein unterschreibt er dann irgendwann während seines Aufenthaltes, wenn an der Rezeption gerade nicht so viel los ist.

Softwarekonzerne wie Oracle und Schließsystemhersteller wie Häfele oder Assa Abloy sind überzeugt davon, dass sich solche digitalen Systeme durchsetzen werden. Sie kooperieren bereits mit Hotelbird, und machen es so möglich, dass sich Hotelbird über Schnittstellen einfach und problemlos in die Soft- und Hardware des Hotels integriert. Die Software verwendet modernste Technologien wie den neuesten Bluetooth-Low-Energy Standard. Erste Hotelketten wie Intercity Hotels oder die weltweit größte Budgetkette Super 8 benutzen Hotelbird bereits und verzeichnen eine steigende Nutzung der App in ihren Häusern.Grit Vinzens, General Managerin des 2016 eröffneten Super 8 Munich City North, zeigt sich begeistert: „Zu unserem modernen und hippen Super 8 mit Highspeed-Internet passt eine hippe und leicht zu bedienende Technologie wie Hotelbird optimal. Unsere Gäste, die oft zur Gruppe der Digital Natives gehören, wissen es zu schätzen, dass wir durch modernste Technik ein besseres Reiseerlebnis und gleichzeitig mehr Zeit für echte Gespräche bieten können, statt Adressdaten abzufragen.“

Drei von vier Geschäftsreisenden erwarten TRG International zufolge mittlerweile, dass ein Hotel solche digitalen Services anbietet. Somit ist es für Hoteliers von Vorteil, wenn sie frühzeitig diesen Technologiesprung mitmachen und ihren Gästen wichtige Informationen rund um das Hotel, besondere Angebote und Upgrades, sowie Location-Tipps oder Taxi-Service als Bestandteil der App anbieten können. Nach dem Hotelaufenthalt lassen sich in der App Privat- und Geschäftsgaben mit einem Wisch auf dem Display leicht trennen und getrennte Rechnungen ausstellen, die natürlich auch mobil bezahlt werden können.

Mit Innovation und Ausdauer: Juan A. Sanmiguel schafft mit Hotelbird Mehrwert für die Hotellerie
Juan A. SanmiguelWenn Juan A. Sanmiguel von Hotelbird redet, dann leuchten seine Augen. Kein Wunder, moderne Technologien und innovative Geschäftsmodelle haben ihn schon immer fasziniert. Bei Hotelbird kann er seine Interessen nicht nur miteinander verbinden, sondern sogar zum Beruf machen – und das Produkt zusammen mit seinen mittlerweile 20 Mitarbeitern perfektionieren.

Hotelbird gibt es seit April 2015; Juan A. Sanmiguel ist Mitgründer und geschäftsführender Gesellschafter des Start-ups. Der Unternehmer mit Expertise bei der Unternehmensgründung, Geschäftsfeldentwicklung und strategischem Management bringt mehrjährige Erfahrung im Aufbau und der Vermarktung von Produkten mit. Sein jetziges Unternehmen, Hotelbird, bietet zeit- und kostensparende Software-Lösungen für Hotels an: unkompliziertes Buchen, digitaler Check-in und Check-out sowie Bezahlen per App werden so möglich.

Auf die Idee zur Hotelbird-App kam der 29jährige, als er in Miami beim Check-in in einer langen Schlange stand – mit einer Menge Gepäck im Schlepptau nach einer Anreise mit Jetlag. Der Unternehmer wollte einfach nur an der Schlange vorbei direkt aufs Zimmer gehen, um zu duschen und zu schlafen. Diese Situation ließ ihn gedanklich nicht mehr los – Hotelbird war geboren. Mittlerweile nutzen einige große Hotelketten die Applikation: die Intercity Hotels statten aktuell alle ihre Häuser mit der Technik aus, und auch die weltweit größte Budgetkette Super 8 ist von der Hotelbird-Software begeistert.  

Seit 2010 steckt der begeisterte Basketballer all seine Energie und Kreativität in eigene Unternehmen. Juan A. Sanmiguel studierte Marketing an der Bayerischen Akademie für Marketing und Werbung in München. Der junge Firmenbesitzer gründete mit 21 Jahren sein erstes Unternehmen und vertrieb erfolgreich Produkte und Brands, bevor er 2015 Hotelbird gründete.

Juni 2017 – Die Digitalisierung bietet Hoteliers und Gastronomen viele Möglichkeiten, Betriebsprozesse effizienter zu gestalten und neue Vertriebswege zu nutzen. Dabei ist es nicht immer leicht, sich bei der Vielzahl der angebotenen Softwarelösungen zurechtzufinden. Worauf Unternehmer bei der Auswahl neuer Software achten müssen und warum Cloud nicht gleich Cloud ist, erklären Karl Jonderko von Gastronovi, Kassensystem- und Softwareanbieter für die Hotellerie und Gastronomie, und Philipp Berchtold vom Vertriebspartner Ibelsa, Hotelmanagement-Software.

gastronovi_Hotel_im Einsatz

In der Hotelbranche stellt die Digitalisierung eine große Chance dar. Individueller Service und mehr Leistung bei weniger Aufwand: Um diese Vorteile bestmöglich nutzen zu können, sind flexible, nahtlos ineinandergreifende Komplettlösungen gefragt. Neben einer intuitiven Bedienbarkeit, rät Karl Jonderko bei der Anschaffung neuer Software vor allem auf die Integrationsmöglichkeiten zu achten: „Ähnlich wie bei einem Hausbau müssen alle Teile vom Fundament bis zum Dach nahtlos zusammenpassen.“

Für einen automatischen Datenaustausch in Echtzeit sind Schnittstellen zwischen einzelnen Softwarelösungen unerlässlich: Um beispielsweise am Ende eines Hotelaufenthaltes eine Gesamtrechnung erstellen zu können, müssen die Daten aus dem Kassensystem der Hotel-Gastronomie auch in der Hotelmanagement-Software verfügbar sein. Der Gedanke, eine solche intuitiv bedienbare Komplettlösung zu schaffen, steht in der Zusammenarbeit zwischen Gastronovi und Ibelsa zentral.

Philipp Berchtold, Geschäftsführer von Ibelsa, beobachtet den Markt der Hotel-Softwareanbieter seit vielen Jahren. Einen Trend sieht er insbesondere in jenen Apps, die dem Gast eine selbstständige Verwaltung der Buchung ermöglichen. Am Ende profitieren beide Seiten: Mehr Service für den Gast, weniger Verwaltungsaufwand für den Gastgeber. „Hoteliers sollten neugierig sein auf den betriebswirtschaftlichen Nutzen automatisierter Prozesse“, bekräftigt Berchtold.

Eine Software in der Cloud bietet zahlreiche Vorteile: Datensicherheit, Zahlen in Echtzeit oder einen geringen Wartungsaufwand. Doch Cloud ist nicht gleich Cloud, weiß Ibelsa-Geschäftsführer Berchtold: „Für Hoteliers lohnt es sich genau hinzuschauen und sich zu informieren, um im Sinne der Datenschutzgesetze sicher zu agieren“. Wo liegen die Daten? Wer ist der Vertragspartner? Welche Datenvereinbarungen wurden geschlossen? Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen wurden umgesetzt? Diese grundsätzlichen Fragen sollten Gastronomen und Hoteliers ihren Softwareanbietern stellen.

Gastronovi-Marketingleiter Karl Jonderko weiß: „Zukunftsfähig sind jene Lösungen, die durchlässig arbeiten, sich nahtlos miteinander verknüpfen und somit eine echte Erleichterung für den Anwender darstellen.“ Dabei wird der flexible Datenaustausch zwischen den Systemen eine immer wichtigere Rolle spielen, ist sich Philipp Berchtold von Ibelsa sicher: „Mitentscheidend für den Erfolg eines Hotels ist der Aufbau einer guten CRM-Kundendatei“.

Gastronovi stellt zusammen mit seinem Kooperationspartner Ibelsa die Hotel-Komplettlösung aus der Cloud auf einer gemeinsamen Deutschland-Roadshow vor. Der nächste Termin findet am 06. Juni 2017 von 15:00 bis 18:00 Uhr in Hannover statt. Interessenten können sich per Mail roadshow@gastronovi.de anmelden.