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Neues MICE Live Buchungsportal startet noch 2018 – Backend-Entwicklung mit MICE access in finaler Phase – Entscheidende Weichenstellung für weitere Levels der Digitalisierung

September 2018 – In diesen Tagen werden entscheidende Weichen gestellt: Noch vor Jahresende bringt fiylo ein neues Buchungsportal an den Start, bei dem auch nicht-standardisierbare Events live gebucht werden können. Damit wird eine weitere digitale Lücke im MICE-Business geschlossen. Zusammen mit MICE access, dem IT-Partner aus Norderstedt bei Hamburg, wurden nun mit ausgewählten Locationanbietern die wichtigsten Suchkriterien eruiert. Dazu fanden Workshops in Berlin und Hamburg mit reger Beteiligung statt.

Sehen Sie dazu einen aktuellen Beitrag bei HOTELIER TV:

https://youtu.be/1oCi0hz455I

„Allen Beteiligten wurde schnell klar, dass wir in der entscheidenden Phase sind und die nächsten Herausforderungen in der Digitalisierung stark beeinflussen“, resümierte Bernd Fritzges, Geschäftsführender Gesellschafter von fiylo International. Der renommierte MICE-Manager gilt als einer der treibenden Kräfte der Digitalisierung im milliardenschweren Geschäft mit Meetings, Incentives, Conferences und Events. Auch als Vorstandsvorsitzender des einflussreichen Verbandes Deutscher Veranstaltungsorganisatoren (VDVO) setzt sich Fritzges mit Verve und Geschick für die schrittweise Digitalisierung der MICE-Buchungen ein.

Bernd Fritzges

Bernd Fritzges

Buchungen von Tagungsflächen und Locations für klar eingrenzbare Kriterien wie zum Beispiel 15 Konferenzgäste und entsprechender Bewirtung und Bereitstellung technischer Services wie Beamer, Leinwände, Flipcharts und Wlan-Zugänge sind längst standardisiert und lassen sich in Live Booking Buchungsportalen lückenlos abbilden. Auch die Buchung von Locations z.B. bei fiylo gelten als etablierte Meilensteine der MICE-Digitalisierung. Nun sollen nicht-standardisierbare Events wie komplexe Firmenevents mit mehreren Veranstaltungsteilen, Sonderevents wie Autopräsentationen, private Feierlichkeiten wie Hochzeiten und Jubiläen und andere ebenso online buchbar gemacht werden. In zwei Workshops wurden dazu die wichtigsten Basiskriterien und Buchungsmerkmale erarbeitet. „So viel wie nötig, aber so wenig wie möglich“, soll dabei laut fiylo-Topmanager Bernd Fritzges abgefragt werden. Eine Quadratur des Kreises? „Wir werden in Kürze die Quotierung einer komplexen Eventanfrage mit belastbaren Daten automatisieren“, ist Fritzges überzeugt.

Dazu wird einerseits der Buchungsprozess komplett neu aufgestellt, andererseits die Zahl und Tiefe der Daten der Locationanbieter beträchtlich erhöht. Die Eventanfrage wird dann über ein neues Abfragetool auf http://www.fiylo.de gestartet. Die sekundenschnelle Beantwortung kann aus dem System von MICE access erfolgen. „Dies wird die bislang sehr zeitraubende und aufwändige manuelle Beantwortung von Eventanfragen erheblich reduzieren“, prognostiziert Fritzges. Zudem sollen so Marketingpräsenz und internationale Reichweite der Locationanbieter massiv erweitert werden.

Zu den wichtigsten Kriterien einer nicht-standardisierbaren Eventanfrage zählen:

  • Art der Veranstaltung
  • Ablauf / Timing
  • Anzahl Gäste/Teilnehmer
  • Benötigte Flächen/Räume
  • Bestuhlung/Ausstattung
  • Benötigte Technik
  • Budgetrahmen (Kann-Option)
  • Kontaktdaten

Dem gegenüber stehen zentrale Angebotskriterien wie u.a.

  • Raumkosten & Nebenkosten
  • Bereitstellung Technik & Equipment
  • benötigtes Personal
  • Menge Catering (ggf. extern)
  • Aufwand für Rahmenprogramm
  • Aufwandspauschalen für Reinigung, Logistik etc.

Wichtige Rahmendaten wie eine aussagekräftige Fotogalerie, Leistungsübersicht, Preisliste der Nebenkosten, FAQ und AGB werden von fiylo im Locationprofil zweisprachig dargestellt.

„Einen weiteren interessanten Rationalisierungseffekt wird die Digitalisierung mit sich bringen“, bringt Fritzges es auf den Punkt. Die Optimierung, sprich: Reservierung von Flächen für eine bestimmte Frist, wird beim Live Booking wegfallen können. Was in der MICE-Branche in der Vergangenheit oftmals für Irritationen und Missverständnisse sorgte, wird durch die automatisierte Quotierung auch komplexer Eventplanungen obsolet.

Über fiylo Deutschland GmbH: Noch unter dem Namen locationportale GmbH wurden 2007 die führenden Onlineportale für Locations, Veranstaltungsstätten und Eventdienstleister in den wichtigsten deutschen Städten und Ballungsgebieten entwickelt. Mit der Namensänderung 2016 in fiylo (Find Your Location) wurde die Zusammenlegung der einzelnen Stadtportale vollzogen, um auch Locations außerhalb der Ballungszentren in die Lage zu versetzen, ihre Sichtbarkeit im Internet zu verstärken und den Planern von Events eine flächendeckende Recherche zu ermöglichen. fiylo ist ein provisionsfreies Portal und konzentriert sich mit dem eigenen Redaktionsteam auf die Erstellung von topaktuellen, mehrsprachigen Präsentationen und verfügt daher über eine außergewöhnliche Datenqualität. Inzwischen gehört fiylo zum weit verbreiteten Hilfsmittel von Veranstaltungsorganisatoren und Eventprofis.

Februar 2016 – Expedia Meetingmarket baut seinen Service weiter aus. Ab sofort haben auch unabhängige MICE Buchungsmaschinen die Möglichkeit, ihr Location-Inventar bei Meetingmarket einzustellen. Der erste offizielle Zulieferer ist Book2Meet, eine Buchungsplattform mit mehr als 32.000 Veranstaltungsräumen in zehn europäischen Ländern. Beide Unternehmen haben einen Kooperationsvertrag unterzeichnet mit dem Ziel, ihre Aktivitäten in der Welt des MICE weiter voran zu treiben.

Meetingmarket by Expedia

Die Kooperation ermöglicht es Meetingmarket, sein Portfolio durch alternative Veranstaltungsräume in Büros, Konferenzzentren und Veranstaltungshäusern zu ergänzen. “Wir haben das Ziel, unseren Kunden die maximale Wahlfreiheit zwischen Hotels, Veranstaltungsräumen und besonderen Locations anzubieten, natürlich alles in Echtzeit buchbar, ohne langen Anfrageprozess”, erklärt Arne Erichsen, Direktor Marktmanagement der Expedia Gruppe für Deutschland, Österreich und der Schweiz. “Eventplaner profitieren bald von tausenden von neuen Locations in Deutschland und den meisten EU Ländern”.

Während Book2Meet Vielfalt in das Meetingmarket-Portfolio bringt, erhält Book2Meet Zugang zu Expedias wachsendem Vertriebs-Netzwerk und profitiert dadurch von einer höheren Nachfrage. “Wir sind von der neuen Partnerschaft mit Meetingmarket begeistert, denn sie eröffnet unseren Partnern die globale Reichweite von Expedia”, ergänzt Thierry Vermeiren, Gründer und geschäftsführender Partner von Book2Meet.

Die Zusammenarbeit beginnt im deutschen Markt und beinhaltet die Integration der deutschen Veranstaltungsorte. Sie wird in den kommenden Monaten schrittweise ausgeweitet und um weiteres Book2Meet-Inventar ergänzt.

Im vierten Quartal 2015 steigerte Meetingmarket die Nachfrage um rund 40 Prozent pro Monat.

März 2013 – Dorint hat einen Online-Kalkulator für die Planung von Meetings, Incentives, Conventions und Events (MICE) entwickelt. Innerhalb von Sekunden können damit auf der MICE-Webseite von Dorint unter www.dorint-tagung.com die Kosten für eine Veranstaltung ermittelt werden. Damit sei man als erste deutsche Hotelkette Vorreiter in diesem Segment, wurde mitgeteilt.

Jürgen von Massow, Bereichsdirektor Operations, Patrik Droitsch, Director of Sales & Marketing der Kölner Dorint Hotels, sowie E. Ulrich Schweitzer, Leiter Unternehmensentwicklung, (von links) präsentieren den neuen Online-Kalkulator für die Planung von Meetings, Incentives, Conventions und Events (MICE) - Foto: Alois Müller/Dorint Hotels & Resorts
Jürgen von Massow, Bereichsdirektor Operations, Patrik Droitsch, Director of Sales & Marketing der Kölner Dorint Hotels, sowie E. Ulrich Schweitzer, Leiter Unternehmensentwicklung, (von links) präsentieren den neuen Online-Kalkulator für die Planung von Meetings, Incentives, Conventions und Events (MICE) – Foto: Alois Müller/Dorint Hotels & Resorts

Auch Vorschläge für ein unterhaltsames Rahmenprogramm finden sich hier. Der neue Online-Kalkulator wird mit einer multimedialen Roadshow in Dorint Hotels in verschiedenen Städten Deutschlands vorgestellt.

„Mit dem Online-Kalkulator wollen wir unseren kundenorientierten Service noch weiter verbessern“, erklärt Dorint Geschäftsführer Olaf Mertens. „Dementsprechend standen bei der Entwicklung der neuen MICE-Webseite die Interessen der Kunden an erster Stelle.“ Mertens ist überzeugt, dass der neue Service die gute Position der Dorint Hotels & Resorts im Veranstaltungsbereich weiter ausbaut. Schon jetzt besuchen rund eine halbe Million Gäste pro Jahr eine Tagungsveranstaltung in einem der 39 Dorint Hotels. „Ihnen und allen anderen wird die Planung nun noch leichter gemacht“, verspricht Mertens. „Diese besondere Dienstleistung bieten nur die Dorint Hotels & Resorts.“ Egal ob es sich um geschäftliche Besprechungen im kleinen Kreis oder um eine Automobil-Präsentation vor hunderten Menschen handelt, mit insgesamt rund 380 Tagungsräumen und 35.000 Quadratmetern Veranstaltungsfläche bieten die Dorint Häuser für jede Veranstaltung den richtigen Rahmen.

Und so funktioniert der neue Service: Unter http://www.dorint-tagung.com befindet sich eine einfache Eingabemaske für den Online-Kalkulator. Mit wenigen Angaben können Tagungsplaner hier unverbindlich die Kosten für ihre Veranstaltung ermitteln. Außerdem bietet die Internetseite eine Übersicht aller Dorint Hotels und deren Besonderheiten. Zu jedem Haus gibt es Text- und Bild-Informationen zu Lage und Ausstattung, Tagungspauschalen, Übernachtungspreisen sowie zu den verschiedenen Tagungsmöglichkeiten im Hotel und auch außerhalb. Als weiterer Service werden die unterschiedlichen Event- und Incentive-Angebote vorgestellt. Die umfangreiche Auswahl reicht vom Bagger-Fahren, über einen Team-Trommelworkshop bis hin zur Mittelalter-Challenge. Da bei einer perfekten Veranstaltung auch das Speisenangebot stimmen muss, finden sich auf der MICE-Homepage kulinarische Vorschläge von Fingerfood bis zum Menü. Wie bei Dorint üblich, wird dabei viel Wert auf die Regionalität der Speisen gelegt.

Zielgruppe des neuen Internet-Angebots sind alle, die Veranstaltungen planen und buchen. Ihnen wird die Arbeit dank des Online-Kalkulators nun deutlich erleichtert. Der neue Service unterstützt und ergänzt die bewährte Arbeit der Mitarbeiter in den Hotels. Die dortigen Veranstaltungskoordinatoren stehen den Gästen von Anfang an mit Rat und Tat zur Seite und sorgen dafür, dass jede Veranstaltung bei Dorint und das dazu passende Rahmenprogramm zu einem unvergesslichen Erlebnis wird.