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Neues MICE Live Buchungsportal startet noch 2018 – Backend-Entwicklung mit MICE access in finaler Phase – Entscheidende Weichenstellung für weitere Levels der Digitalisierung

September 2018 – In diesen Tagen werden entscheidende Weichen gestellt: Noch vor Jahresende bringt fiylo ein neues Buchungsportal an den Start, bei dem auch nicht-standardisierbare Events live gebucht werden können. Damit wird eine weitere digitale Lücke im MICE-Business geschlossen. Zusammen mit MICE access, dem IT-Partner aus Norderstedt bei Hamburg, wurden nun mit ausgewählten Locationanbietern die wichtigsten Suchkriterien eruiert. Dazu fanden Workshops in Berlin und Hamburg mit reger Beteiligung statt.

Sehen Sie dazu einen aktuellen Beitrag bei HOTELIER TV:

https://youtu.be/1oCi0hz455I

„Allen Beteiligten wurde schnell klar, dass wir in der entscheidenden Phase sind und die nächsten Herausforderungen in der Digitalisierung stark beeinflussen“, resümierte Bernd Fritzges, Geschäftsführender Gesellschafter von fiylo International. Der renommierte MICE-Manager gilt als einer der treibenden Kräfte der Digitalisierung im milliardenschweren Geschäft mit Meetings, Incentives, Conferences und Events. Auch als Vorstandsvorsitzender des einflussreichen Verbandes Deutscher Veranstaltungsorganisatoren (VDVO) setzt sich Fritzges mit Verve und Geschick für die schrittweise Digitalisierung der MICE-Buchungen ein.

Bernd Fritzges

Bernd Fritzges

Buchungen von Tagungsflächen und Locations für klar eingrenzbare Kriterien wie zum Beispiel 15 Konferenzgäste und entsprechender Bewirtung und Bereitstellung technischer Services wie Beamer, Leinwände, Flipcharts und Wlan-Zugänge sind längst standardisiert und lassen sich in Live Booking Buchungsportalen lückenlos abbilden. Auch die Buchung von Locations z.B. bei fiylo gelten als etablierte Meilensteine der MICE-Digitalisierung. Nun sollen nicht-standardisierbare Events wie komplexe Firmenevents mit mehreren Veranstaltungsteilen, Sonderevents wie Autopräsentationen, private Feierlichkeiten wie Hochzeiten und Jubiläen und andere ebenso online buchbar gemacht werden. In zwei Workshops wurden dazu die wichtigsten Basiskriterien und Buchungsmerkmale erarbeitet. „So viel wie nötig, aber so wenig wie möglich“, soll dabei laut fiylo-Topmanager Bernd Fritzges abgefragt werden. Eine Quadratur des Kreises? „Wir werden in Kürze die Quotierung einer komplexen Eventanfrage mit belastbaren Daten automatisieren“, ist Fritzges überzeugt.

Dazu wird einerseits der Buchungsprozess komplett neu aufgestellt, andererseits die Zahl und Tiefe der Daten der Locationanbieter beträchtlich erhöht. Die Eventanfrage wird dann über ein neues Abfragetool auf http://www.fiylo.de gestartet. Die sekundenschnelle Beantwortung kann aus dem System von MICE access erfolgen. „Dies wird die bislang sehr zeitraubende und aufwändige manuelle Beantwortung von Eventanfragen erheblich reduzieren“, prognostiziert Fritzges. Zudem sollen so Marketingpräsenz und internationale Reichweite der Locationanbieter massiv erweitert werden.

Zu den wichtigsten Kriterien einer nicht-standardisierbaren Eventanfrage zählen:

  • Art der Veranstaltung
  • Ablauf / Timing
  • Anzahl Gäste/Teilnehmer
  • Benötigte Flächen/Räume
  • Bestuhlung/Ausstattung
  • Benötigte Technik
  • Budgetrahmen (Kann-Option)
  • Kontaktdaten

Dem gegenüber stehen zentrale Angebotskriterien wie u.a.

  • Raumkosten & Nebenkosten
  • Bereitstellung Technik & Equipment
  • benötigtes Personal
  • Menge Catering (ggf. extern)
  • Aufwand für Rahmenprogramm
  • Aufwandspauschalen für Reinigung, Logistik etc.

Wichtige Rahmendaten wie eine aussagekräftige Fotogalerie, Leistungsübersicht, Preisliste der Nebenkosten, FAQ und AGB werden von fiylo im Locationprofil zweisprachig dargestellt.

„Einen weiteren interessanten Rationalisierungseffekt wird die Digitalisierung mit sich bringen“, bringt Fritzges es auf den Punkt. Die Optimierung, sprich: Reservierung von Flächen für eine bestimmte Frist, wird beim Live Booking wegfallen können. Was in der MICE-Branche in der Vergangenheit oftmals für Irritationen und Missverständnisse sorgte, wird durch die automatisierte Quotierung auch komplexer Eventplanungen obsolet.

Über fiylo Deutschland GmbH: Noch unter dem Namen locationportale GmbH wurden 2007 die führenden Onlineportale für Locations, Veranstaltungsstätten und Eventdienstleister in den wichtigsten deutschen Städten und Ballungsgebieten entwickelt. Mit der Namensänderung 2016 in fiylo (Find Your Location) wurde die Zusammenlegung der einzelnen Stadtportale vollzogen, um auch Locations außerhalb der Ballungszentren in die Lage zu versetzen, ihre Sichtbarkeit im Internet zu verstärken und den Planern von Events eine flächendeckende Recherche zu ermöglichen. fiylo ist ein provisionsfreies Portal und konzentriert sich mit dem eigenen Redaktionsteam auf die Erstellung von topaktuellen, mehrsprachigen Präsentationen und verfügt daher über eine außergewöhnliche Datenqualität. Inzwischen gehört fiylo zum weit verbreiteten Hilfsmittel von Veranstaltungsorganisatoren und Eventprofis.

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September 2017 – Pünktlich zum Buchungsstart des starken 4. Quartals hat die Novum Hotel Group eine umfangreiche Premium-Partnerschaft mit dem MICE-Channel-Manager www.miceaccess.comwww.miceaccess.com unterzeichnet.

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Die Kooperation startet Anfang Oktober 2017 und bezieht sich in erster Linie auf die Online-Distribution der vielseitigen Hotels, die im neu aufgestellten Hotel-Portfolio der Gruppe vertreten sind. Die Hamburger Hotelgruppe betreibt Drei- und Vier-Sterne Häuser in Zentrumslage europäischer Metropolen, die unter drei Marken und unterschiedlichen Standards betrieben werden. Derzeit umfasst das Portfolio 147 Hotels an 65 Standorten europaweit. Die Marken der Hotel Group sind die Novum Hotels, Select Hotels und niu Hotels.

Der “MICE-Channel-Manager” miceaccess.com gehört zu den führenden Anbietern der deutschen MICE-Industrie und verfügt über langjährige Erfahrungen in der Vermittlung und Vermarktung von Tagungshotels. Seit 2004 befindet sich die Unternehmensgruppe Novum Hotel Group in der europaweiten Expansion. Die Drei- bis Vier- Sterne-Hotels in zentrale Lage locken mit individuellem Charakter überwiegend Geschäftsleute sowie Touristen an.

Was bedeutet die Kooperation für die Kunden und für die Hotellerie? Sven Bergerhausen, Inhaber von miceaccess.com: “Im Rahmen unserer Premium-Partnerschaften bieten wir unseren Hotel-Partnern aber nicht nur eines der modernsten MICE-Tools, sondern umfangreiche Marketing-Möglichkeiten für den Onlinevertrieb. Hierin enthalten sind beispielsweise Social Media Kampagnen, Newsletter-Marketing und Video-Blog-Marketing.”

Miceaccess.com sieht sich selbst als Schnittstelle zwischen den unterschiedlichsten Vermittlern und der Hotellerie. Das einzigartige Geschäftsmodell ist der Schlüssel zum Erfolg. Als “White-Label-Spezialist” hat miceaccess.com nach eigenen Angaben eine klare Stellung bezogen und will die Reichweite immer mehr erhöhen. Hiervon sollen Vermittler und Hotels gleichermaßen profitieren.

Gerade diese Möglichkeit, mit nur einem Eintrag viele der wichtigsten Service-Provider und Top Kunden im MICE-Markt zu bedienen, ist einer der großen Vorteile, welchen auch Jan Schwarzer, Director of Sales der Novum Group nun zu seinem Vorteil ausspielen möchte: „Wir versprechen uns durch die Partnerschaft mit miceaccess.com eine optimierte Auslastung unserer umfangreichen MICE Angebote“, so Schwarzer.

März 2017 – IDeaS Revenue Solutions wächst: Mit der jüngsten Übernahme von Smart Space geht an den lukrativen MICE-Markt. Mit der Cloud-Lösung analysieren Hoteliers ihre Geschäftstrends und der Betriebsleistung von Tagungs- und Veranstaltungsflächen. Event Manager können die Software zur mühelosen Planung, Verwaltung und Preisgestaltung ihrer Veranstaltungsflächen Lösungen für dynamische Daten und visuelle Analysen einsetzen.

Smart Space Dashboard

Durch die Kombination von Smart Space mit der Lösungs-Suite von IDeaS für das Hotel Revenue Management schließt IDeaS die Lücke zwischen dem Revenue Management und dem Vertrieb und Marketing von Veranstaltungsflächen und wird somit der Anforderung an Technologieanbieter gerecht, Hotels einen ganzheitlichen Ansatz für die kombinierte Vertriebs- und Revenue Management-Strategie bereitzustellen.

„Wir führen unser Know-how im Revenue Management und die auf den Vertrieb und die Strategie für Veranstaltungsflächen ausgerichteten Funktionen von Smart Space zusammen. Dadurch ermöglichen wir es unseren Kunden, bei Vertrieb, Vermarktung und Verwaltung ihrer Veranstaltungsflächen weitaus präziser und zielgerichteter als je zuvor vorzugehen“, so Sanjay Nagalia, Chief Operating Officer bei IDeaS. „Diese Akquisition bietet eine beispiellose Gelegenheit, die bislang voneinander abgeschotteten Funktionsbereiche zusammenzuführen und das Revenue Management in den Geschäftsbereich Veranstaltungen zu integrieren. Wir freuen uns, Smart Space bei IDeaS begrüßen zu können.“

Umsatzpotenziale bei Veranstaltungsflächen
Die weltweiten Ausgaben für Tagungen und Veranstaltungen steigen auch weiterhin. Es ist daher umso wichtiger, dass Hotelmanager ebenso wie Event Manager das gesamte Ausmaß der Geschäfte mit Gruppen kennen. Smart Space stellt durch die übersichtliche Darstellung der Konferenz- und Veranstaltungsnachfrage in einem leistungsstarken Online-Tool eine feste Verbindung zwischen Revenue Management und Event Sales her. Es zieht nahtlos Daten für die strategische Verwaltung von Konferenzen und Veranstaltungen aus anderen Vertriebs-Tools ein und ermöglicht somit eine gemeinsame und optimierte Preisgestaltung für die Geschäfte mit Gruppen.

Smart Space ist in London ansässig. Details der Transaktion werden nicht offengelegt. Die bestehenden Kundenverträge von Smart Space gehen auf IDeaS über und werden zu den bereits bestehenden Bedingungen erfüllt.

Februar 2017 – Der Berliner IT-Spezialist HotelNetSolutions erweitert seine Produktpalette um ein MICE-Booking-Tool für die hoteleigene Webseite. Wie bereits auf der erfolgreichen Hotelbuchungsmaske des Unternehmens sind bei „OnePageBooking MICE“ alle Leistungen des Hotels auf einer einzigen Buchungsseite frei kombinierbar.

Tagungspauschalen, Veranstaltungsräume, Extras, Hotelzimmer sind übersichtlich auf einer Seite dargestellt. „OnePageBooking MICE“ mache es Veranstaltern leicht, ihr Event individuell zu konfigurieren und mit einem Klick zu buchen, heißt es. Größten Wert legt HotelNetSolutions auf nutzerfreundliche Transparenz und Vergleichbarkeit der Angebote. Die verschiedenen Tagungspreise und deren Buchungsbedingungen lassen sich ebenso per Mausklick in einer übersichtlichen Tabelle anzeigen, wie die Ausstattungsdetails der Tagungsräume.

Verfügbare Hotelzimmer werden in einer Sofortübersicht eingeblendet, und können unkompliziert in den Warenkorb gelegt werden, dazu natürlich Extras wie Verpflegung, Tagungstechnik und Rahmenprogramme.

Das Design von „OnePageBooking MICE“ wird individuell an die Corporate Identity des Hotels angepasst. Das Backend bietet dem Hotelier eine einfache und schnelle Pflege von Preisen, Produkten, Verfügbarkeiten und Restriktionen.

„Wir sind überzeugt, dass die Hotellerie das Feld der Instant-Buchungen im Tagungsmarkt nicht allein den Online-Mittlern überlassen sollte. Auch wenn die Echtzeit-Onlinebuchung gerade erst das MICE Business erreicht: Bieten Sie Ihren Kunden bereits jetzt die Möglichkeit, auch Tagungen direkt auf Ihrer Webseite online zu buchen,“ sagt Marketingleiterin Antje Pflug. „Mit ‚OnePageBooking MICE‘ steht nun eine Portal-unabhängige Lösung zur Verfügung, mit der Sie Ihr Hotel gut sichtbar und zeitgemäß auf einem 74 Milliarden Euro schweren Markt positionieren.“

Unter hns.fyi/mice kann die Demoversion getestet werden. Hoteliers können sich hier auch bewerben als einer von 10 Beta-Usern, die die wegweisende Software 1 Jahr lang kostenfrei einsetzen können.

Februar 2017 – Das neue Buchungsportal auf der Website des Vier-Sterne-Superior-Hotels The Monarch Hotel Bad Gögging ermöglicht eine noch einfachere Anfrage, Buchung und Verwaltung von Tagungs- und Seminarräumen des Convention Centers. Der Trierer MICE-Spezialist Meetingmasters.de liefert die Web-Technologie und geht mit seinem MICE-Tool „More Direct“ flexibel auf die individuellen Bedürfnisse des Hotels ein. In gemeinsamer Zusammenarbeit wird so der Service für die Veranstaltungsplaner optimiert.

The Monarch Hotel Bad Gögging

Ab sofort ist es mit nur wenigen Klicks möglich, auf monarchbadgoegging.com einen der zwölf Veranstaltungsräume in Niederbayerns größtem Tagungshotel zu buchen oder sich über deren Verfügbarkeit zu informieren. Detaillierte Tagungsanfragen können direkt auf dem Buchungs­portal von monarchbadgoegging.com binnen kürzester Zeit bearbeitet werden. „Uns bietet das Buchungstool die Möglichkeit, noch flexibler auf die individuellen Kundenbedürfnisse einzugehen“, erklärte Simone Steber, Convention Sales Manager des Hotels. Das Haus ist das erste Einzelhotel, das das Buchungstool „More Direct“ von meetingmasters.de in die eigene Website integriert. Die Nutzung der Web-Lösung bedeutet für alle Beteiligten eine erhebliche Arbeitserleichterung und Zeitersparnis.

Das Monarch Hotel und den MICE-Spezialisten meetingmasters.de verbindet eine langjährige Partnerschaft. Somit war es für das Vier-Sterne-Superior-Hotel schnell entschieden, auf die professionelle Buchungstechnologie von meetingmasters.de zurückzugreifen. Zudem habe das MICE-Tool von meetingmasters.de optisch als auch inhaltlich direkt überzeugt. „Es ist toll, dieses Projekt gemeinsam umgesetzt zu haben, und wir freuen uns über eine weiterhin sehr gute Zusammenarbeit“, bestärkt Simone Steber.

Dezember 2016 – Expedia MeetingMarket wird kontinuierlich weiter entwickelt. 2015 stand die Optimierung von MeetingMarket als Tagungsportal im Fokus. 2016 entwickelte Expedia eine reine Technologievariante von MeetingMarket. Diese ermöglicht Hotels unter anderem, eine eigene MICE-Buchungsmaschine in ihre eigene Hotelwebsite einzubinden, um so den Direktvertrieb zu stärken bzw. mit dem MICE.SalesManager interne Verkaufsprozesse effizienter zu machen.

Expedia MeetingMarket

Aktuell wurde MeetingMarket wieder um neue Funktionen ergänzt:

  • Stark erweitert wurde zum Beispiel die Konfigurationsmöglichkeiten: Es besteht nun die Option, mehrtägige Veranstaltungen auf Tageslevel unterschiedlich zu konfigurieren, sprich: Die Zahl der Meetingräume, Teilnehmerzahl, Übernachtungen, Verpflegung, Technik etc von Tag zu Tag individuell auf die tagesaktuellen Bedürfnisse anzupassen. Bisher konnten mehrtägige Meetings lediglich als Gesamtveranstaltung konfiguriert werden.
  • Neu ist auch die Möglichkeit, Gruppenübernachtung ohne Meetingraum zu buchen. Die maximale Zimmeranzahl ist hierbei nicht begrenzt wie bei klassischen Onlineportalen, sondern spiegelt die echte Verfügbarkeit der Hotels wider.
  • Ausgebaut wurde auch die saisonale Preisanpassung, die nun für alle Preiselemente –Tagungspauschale, Miete, Mindestumsatz und Übernachtung – möglich ist. Bisher war eine Dynamisierung nur für Mindestumsatz und Raummiete möglich.
  • Als neue Zahlungsoption bietet MeetingMarket nun AirPlus an. Für AirPlus Kunden selber steht http://airplus.meetingmarket.de zur Verfügung.

Anfrage- und Buchungsprozesse in Echtzeit werden durch diese Funktionen nochmals vereinfacht und flexibilisiert. Certified hat jüngst angekündigt, dass ab 2017 die Integration einer Buchungsmaschine für Tagungsräume auf der hoteleigenen Website Bestandteil der Prüfkriterien für das Erlangen des Zertifikats „Certified Conference Hotel“ sein wird.

März 2016 – MICE-Spezialist Meetago stellt auf der ITB gemeinsam mit Expedia MeetingMarket erstmals eine Instant-Book-Lösung für den MICE-Einkauf vor. Damit erweist sich Meetago einmal mehr als Innovationstreiber: Ab sofort ist es möglich, im strategischen Einkauf etablierte Prozessqualitäten mit den Vorzügen der Echtzeitbuchung von Tagungsräumen, Hotelzimmern, Equipment und Verpflegung zu verbinden.

Udo Lülsdorf

Udo Lülsdorf, Gründer und Geschäftsführer von Meetago

Im Zuge der Kooperation integriert Meetago den von Expedias Tagungsportal MeetingMarket stammenden Instant-Book-Workflow in ihre Systemwelt. Die Partnerhotels der Expedia-Gruppe, welche in Meetingmarket gelistete sind, profitieren dabei von einer deutlich stärkeren Nachfrage. Im Gegenzug gewährt Expedia Meetago europaweite Exklusivität im Strategic-Buyer-Segment. Damit ist erstmals auch im strategischen Einkauf ein vollautomatisierter Buchungsprozess in Echtzeit möglich.

„MICE- und Geschäftsreiseprozesse werden in Zukunft immer weiter miteinander verschmelzen. Dazu gehört auch die Anpassung des Beschaffungsworkflows an die im Geschäftsreisebereich etablierten Standards. Mit der Integration des Instant-Book-Workflow in das Meetago Eco-System gestalten wir diesen Trend von der Spitze her mit. Dies ist eine wesentliche Voraussetzung, um die MICE-Branche gemeinsam mit unserem strategischen Partner HRS weiter zu professionalisieren“, sagte Udo Lülsdorf, Gründer und Geschäftsführer von Meetago.

Andreas Nau, Expedia Brand’s Managing Director Central Europe

Andreas Nau, Expedia Brand’s Managing Director Central Europe

„Wir freuen uns über die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Meetago, weil wir mit unseren zwei etablierten Marken im Bereich MICE-Einkauf neue Maßstäbe setzen und den positiven Wandel in der Branche innovativ mitgestalten können“, sagte auch Andreas Nau, Expedia Brand’s Managing Director Central Europe. Und weiter: „Instant Book wird im MICE-Einkauf eine immer größere Rolle spielen, nicht nur für Veranstaltungsplaner, die umgehend ihre Buchung bestätigt haben wollen, sondern auch für unsere Hotelpartner, die von der höheren Prozesseffizienz profitieren.“

Instant-Book ist als Modul tief in das Meetago-Eco-System integriert und perfekt mit den von RFP Bid Manager und MICE Procurement Solution vertrauten Prozessen und Funktionen verzahnt. Kundenspezifische Einkaufsbedingungen lassen sich zukünftig auch problemlos im Instant-Book-Workflow hinterlegen. Gleiches gilt für Pauschalen und Discountfunktionen. „Sicherheit, Transparenz und Effizienzgewinne sind jederzeit gewährleistet. Unseren Firmenkunden steht damit eine weitere innovative Buchungsoption zur Verfügung“, so Udo Lülsdorf.

Nach dem erfolgreichen Abschluss der im Januar 2016 gestarteten Pilotphase wird MICE Instant Book zunächst ausschließlich für Deutschlands Metropolen angeboten. Ziel ist ein baldiger europaweiter Roll-Out. Udo Lülsdorf: „Das System hat sich bewährt, das Feedback unserer Kunden ist durchweg positiv und in Großstädten wie Berlin, München oder Düsseldorf können wir bereits ein attraktives Portfolio für sehr kurzfristig anberaumte Small Meetings bieten.“