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Juni 2017 – Die Digitalisierung bietet Hoteliers und Gastronomen viele Möglichkeiten, Betriebsprozesse effizienter zu gestalten und neue Vertriebswege zu nutzen. Dabei ist es nicht immer leicht, sich bei der Vielzahl der angebotenen Softwarelösungen zurechtzufinden. Worauf Unternehmer bei der Auswahl neuer Software achten müssen und warum Cloud nicht gleich Cloud ist, erklären Karl Jonderko von Gastronovi, Kassensystem- und Softwareanbieter für die Hotellerie und Gastronomie, und Philipp Berchtold vom Vertriebspartner Ibelsa, Hotelmanagement-Software.

gastronovi_Hotel_im Einsatz

In der Hotelbranche stellt die Digitalisierung eine große Chance dar. Individueller Service und mehr Leistung bei weniger Aufwand: Um diese Vorteile bestmöglich nutzen zu können, sind flexible, nahtlos ineinandergreifende Komplettlösungen gefragt. Neben einer intuitiven Bedienbarkeit, rät Karl Jonderko bei der Anschaffung neuer Software vor allem auf die Integrationsmöglichkeiten zu achten: „Ähnlich wie bei einem Hausbau müssen alle Teile vom Fundament bis zum Dach nahtlos zusammenpassen.“

Für einen automatischen Datenaustausch in Echtzeit sind Schnittstellen zwischen einzelnen Softwarelösungen unerlässlich: Um beispielsweise am Ende eines Hotelaufenthaltes eine Gesamtrechnung erstellen zu können, müssen die Daten aus dem Kassensystem der Hotel-Gastronomie auch in der Hotelmanagement-Software verfügbar sein. Der Gedanke, eine solche intuitiv bedienbare Komplettlösung zu schaffen, steht in der Zusammenarbeit zwischen Gastronovi und Ibelsa zentral.

Philipp Berchtold, Geschäftsführer von Ibelsa, beobachtet den Markt der Hotel-Softwareanbieter seit vielen Jahren. Einen Trend sieht er insbesondere in jenen Apps, die dem Gast eine selbstständige Verwaltung der Buchung ermöglichen. Am Ende profitieren beide Seiten: Mehr Service für den Gast, weniger Verwaltungsaufwand für den Gastgeber. „Hoteliers sollten neugierig sein auf den betriebswirtschaftlichen Nutzen automatisierter Prozesse“, bekräftigt Berchtold.

Eine Software in der Cloud bietet zahlreiche Vorteile: Datensicherheit, Zahlen in Echtzeit oder einen geringen Wartungsaufwand. Doch Cloud ist nicht gleich Cloud, weiß Ibelsa-Geschäftsführer Berchtold: „Für Hoteliers lohnt es sich genau hinzuschauen und sich zu informieren, um im Sinne der Datenschutzgesetze sicher zu agieren“. Wo liegen die Daten? Wer ist der Vertragspartner? Welche Datenvereinbarungen wurden geschlossen? Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen wurden umgesetzt? Diese grundsätzlichen Fragen sollten Gastronomen und Hoteliers ihren Softwareanbietern stellen.

Gastronovi-Marketingleiter Karl Jonderko weiß: „Zukunftsfähig sind jene Lösungen, die durchlässig arbeiten, sich nahtlos miteinander verknüpfen und somit eine echte Erleichterung für den Anwender darstellen.“ Dabei wird der flexible Datenaustausch zwischen den Systemen eine immer wichtigere Rolle spielen, ist sich Philipp Berchtold von Ibelsa sicher: „Mitentscheidend für den Erfolg eines Hotels ist der Aufbau einer guten CRM-Kundendatei“.

Gastronovi stellt zusammen mit seinem Kooperationspartner Ibelsa die Hotel-Komplettlösung aus der Cloud auf einer gemeinsamen Deutschland-Roadshow vor. Der nächste Termin findet am 06. Juni 2017 von 15:00 bis 18:00 Uhr in Hannover statt. Interessenten können sich per Mail roadshow@gastronovi.de anmelden.

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Mai 2017 – Ziemlich genau vor neun Jahren entstand die Idee, eine Hotel-Software zu entwickeln, die den täglichen Ablauf vieler operativer Abteilungen vereinfacht. Vor sieben Jahren ging die erste Testversion an den Start und vor fünf Jahren war das Produkt marktreif. Alexander Melle, CEO der Mellex AG, und sein Team lancierten die erste Version der BOH-Management-Software „Samfex“. Seither hat es zahlreiche Erweiterungen gegeben; Schnittstellen sind dazugekommen, unter anderem für die Kommunikation mit Front of House Systemen, und das Internet of Things hat Einzug gehalten.

Der Markt hat das Produkt angenommen, weil die Hotellerie ein Sektor ist, in dem jede Arbeits- und Zeiteinsparung „Gold wert“ und jeder nicht gelaufene Weg eine echte Erleichterung für die hart arbeitende Belegschaft ist. „Samfex“ ist also viel mehr als eine Software – es ist ein Produkt, das geschaffen wurde, weil sein Erfinder verstanden hat, was in einem Hotelbetrieb vor sich geht; weil er sich zum Ziel gesetzt hat, nicht nur das Erlebnis der Gäste, sondern auch das der Mitarbeiter zu verbessern. Das einzige, was noch fehlte, war eine Art virtueller Coach, der schnellen Rat weiß, wenn es im Betrieb mal irgendwo hakt. Deshalb wurde Sympathieträger „S.A.M.“ ins Team geholt: Er fungiert als Sidekick und Mentor für die Anwender, ist grün, drollig und weiß alles über „Samfex“. 

Vor 9 Jahren – die Vision hinter dem Produkt…
In „Samfex“ stecken nicht nur Innovationsgeist, fortlaufende Entwicklung und fundiertes Tech-Know-How, sondern auch ein tiefes Verständnis für die Abläufe eines Hotelbetriebs. Letzteres resultiert aus Alexander Melles langjähriger Tätigkeit als Director of Information Systems bei einem internationalen Hotelkonzern. In diesen Jahren wurde dem studierten Elektrotechniker die Notwendigkeit einer Softwarelösung bewusst, die die verschiedenen Back of House Bereiche, wie Housekeeping, Maintenance und Asset Management, miteinander verknüpft und den Mitarbeitern die Kommunikation erleichtert. Deshalb gründete er 2011 die Mellex AG. Heute kann „Samfex“ all das, was Melle damals vorschwebte, und noch viel mehr. Die Software – sowohl auf dem Desktop als auch auf mobilen Endgeräten verfügbar – ist individuell auf die Größe und Ausrichtung der Betriebe anpassbar, egal ob für kleinere Einzelhotels oder global operierende Konzerne.

…und was es alles kann
Zu den Kernfunktionen zählt zum Beispiel ein Tool für die Wartung und Instandhaltung der Betriebstechnik. Die App nimmt Arbeitsaufträge entgegen, wie zum Beispiel die Reparatur einer defekten Glühbirne, die das Housekeeping direkt bei der Zimmerreinigung via Smartphone eingibt, weist sie dem zuständigen Mitarbeiter zu, und passt bei Erledigung des Auftrags auch gleich die Inventarliste der Haustechnik an. Darüber hinaus erstellt SAMFEX Wartungszyklen für Gerätschaften, um Defekten vorzubeugen und Kosten einzusparen; die App verwaltet Angebote von externen Dienstleistern und liefert detaillierte Statistiken, etwa zum Energieverbrauch. Mithilfe nachrüstbarer Messgeräte hilft die App Betreibern, die Energieeffizienz ihres Hauses signifikant zu verbessern, was Geld spart und dem Klimaschutz zugutekommt.

Ein weiteres „Tätigkeitsfeld“ der App ist das Housekeeping, wo sie dem Management hilft, Dienstpläne zu erstellen und in Echtzeit einen Überblick zum „Reinigungsstatus“ der einzelnen Zimmer gibt. Auch die Mitarbeiter sehen so auf einen Blick, ob ein Zimmer zum Beispiel belegt ist, ob es für eine Anreise vorbereitet werden muss oder ob ein Turndown-Service gewünscht ist. Sogar das Auffüllen und Abrechnen der Minibar läuft über SAMFEX, das direkt mit dem FOH-System Opera kommuniziert und Verluste verhindert, die oftmals entstehen, wenn die Minibarkontrolle erst nach der Abreise des Gastes erfolgt.

Besonders deutlich wird die effizientere Kommunikation zwischen den einzelnen Hotelbereichen durch „Samfex“ für alle Serviceleistungen im Hotel: Ob Zusatzkissen, Weckruf oder Austausch eines defekten Föns – die App teilt Gästewünsche den zuständigen Mitarbeitern zu; sie regelt die Gepäckzustellung innerhalb des Hauses und unterstützt die verschiedenen Teams mit praktischen Checklisten in ihrer täglichen Routine, inklusive Reporting-Funktion an Teamleiter und involvierte Kollegen. Zudem reagiert SAMFEX auf Gästefeedback, kommuniziert Beschwerden oder Anregungen an die richtigen Stellen und teilt ebenso Lob mit den Mitarbeitern.    

Auch im Global Asset Management der Betriebe macht sich „Samfex“ nützlich. Hier verwaltet die Software unter anderem Bestellungen und versendet Erinnerungen, zum Beispiel, wenn sich ein Bestand dem Ende neigt. Und sie vereinfacht die Inventur, indem sie etwa mit Barcodes für fest installiertes Inventar arbeitet, die nur noch gescannt und automatisch zugeordnet werden.

Bei der Entwicklung standen Flexibilität, Praxisnähe und Nutzerfreundlichkeit im Fokus, weshalb sich die Software außergewöhnlich schnell in den laufenden Hotelbetrieb integrieren lässt und seitens der Mitarbeiter nur minimaler Schulung bedarf. Für die Zeit danach steht den Nutzern dann „S.A.M“ zu jeder Tages- und Nachtzeit zur Seite – um Fragen zu beantworten, Fehler zu finden und um sich mit dem Team zu freuen, wenn es Erfolge zu feiern gibt. Und falls „S.A.M“ doch mal an seine Grenzen stößt, ist ein Support-Team zur Stelle, das rund um die Uhr via Hotline erreichbar ist, und Weiterentwicklungswünsche ohne Verzug an das „Samfey“-Team übermittelt. Denn Anregungen von dort, wo „the magic happens“ sind Melle und seinem Team mehr als willkommen. Sie haben schließlich eine Mission zu erfüllen.

November 2016 – Der Gründer der Dormero-Gruppe und Betreiber der Gold Inn-Hotels, Aleksej Leunov, hat mit HotelOfficeSolutions ein Angebot entwickelt, das alle Hotel-Software-Lösungen in einem System vereint und ergänzende Dienstleistungen anbietet. Mit dem Chrome Cottage Berlin als prominenten ersten Kunden, startet das Programm jetzt offiziell in den Vertrieb. Das Hotel des bekannten Berliner Gastronomen Jesko Klatt, liegt mitten im Szenekiez Friedrichshain und spart Zeit und Geld mit den einheitlichen Lösungen von HotelOfficeSolutions, die jetzt bundesweit angeboten werden.

Gastro- und Hotelunternehmer Jesko Klatt (l.) freut sich mit Aleksej Leunov von HotelOfficeSolutions auf eine erfolgreiche Partnerschaft.

Gastro- und Hotelunternehmer Jesko Klatt (l.) freut sich mit Aleksej Leunov von HotelOfficeSolutions auf eine erfolgreiche Partnerschaft.

„Die Entscheidung für HotelOfficeSolutions war denkbar einfach“, erklärt Jesko Klatt, der in der Hauptstadt bereits sehr erfolgreich die Betriebe „Spindler & Klatt“, „The Grand“ und die Event Location „Haus Ungarn“ am Alexanderplatz betreibt. Neben der Property-Management- und der Restaurant-Software setzt Klatt auch auf die Dienstleitungen von HotelOfficeSolutions: „Reservierungszentrale und Revenue Management werden von unserem Partner umgesetzt. Das spart nicht nur Geld, sondern verschafft uns im Hotel mehr Zeit für echte Gastfreundschaft“, sagt Klatt. Daneben setzt das Chrome Cottage Berlin auch bei der IT-Infrastruktur, dem Dokumenten-Management-System und beim Channel-Manager auf die Technologie von HotelOfficeSolutions

Das cloud-gestützte System verbannt zeitintensive Insellösungen in die Vergangenheit und vereint alle Prozesse unter einem Hut. So erhalten auch eigenständige Gastgeber jetzt die technischen Möglichkeiten der großen Ketten. Die Vorteile liegen auf der Hand: Mit HotelOfficeSolutions erreichen Hoteliers eine Steigerung ihrer Kosteneffizienz und erhöhen gleichzeitig ihre Planungssicherheit. Durch die integrierbaren Bausteine, wie
Yield-, Channel- und Sales-Management, lassen sich die Umsätze optimieren, während Dokumentenmanager und Office-Anwendungen eine Verbesserung der Serviceleistungen durch effizientere Abläufe möglich machen.

Egal ob Einzelhotel, Kooperationsbetrieb, mittelständische Gruppe oder große Kette – mit HotelOfficeSolutions steht Hoteliers die gesamte Produktpalette des modernen Hotelmanagements in einem automatisierten Backendsystem zur Verfügung. Hotels, die derzeit andere Systeme nutzen, können denkbar einfach umziehen.

September 2013 – Das renommierte Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO wählt hetras als einen wichtigen Technologiepartner für das “FutureHotel” Projekt. Dieses Projekt, welches alle Themen rund um das Hotel der Zukunft behandelt, nimmt jetzt den nächsten Schritt von der Theorie zur Realität mit einem neuen Hotel, das als Innovationsfeld dienen wird.

Hotelzimmer aus dem Urban Living Lab im ZVE in Stuttgart (Foto: Bernd Müller, © Fraunhofer IAO)

Das Hotel Schani Wien mit geplantem Eröffnungsdatum Ende 2014 wird nicht nur die zukunftsweisenden Technologien in die Realität umsetzen, sondern es wird auch eine Umgebung sein, in der die neuesten Innovationen ausprobiert werden können. Das Ziel ist es zu erfahren, was der Hotelgast heutzutage wirklich von einem Hotelaufenthalt erwartet: angefangen von der Reservierung, über Check-In und Check-Out, bis zur Hotel Lobby und den Zimmern. Basierend auf den gewonnenen Erkenntnissen sollen einzelne Elemente im Sinne der Gästezufriedenheit in den laufenden Hotelbetrieb integriert werden.

Das Fraunhofer IAO hatte das “FutureHotel” Projekt im Jahr 2008 ins Leben gerufen und zuerst ein zukunftsweisendes Hotelzimmer realisiert, den Showcase FutureHotel in Duisburg. Seit 2012 existiert in Stuttgart im “Zentrum für Virtuelles Engineering ZVE” ein weiteres Labor namens Urban Living Lab. Seit Projektbeginn wurde hier bereits ein faszinierender Prototyp einer Hotellobby sowie eines Hotelzimmers entwickelt. Das Zentrum für Virtuelles Engineering ZVE haben seit seiner Eröffnung im Juni 2012 bereits über 9000 Gäste besucht.

Die nächste Phase des Projektes involviert nun auch den Bereich der Hoteltechnologie. Nach einer eingehenden Analyse der Systeme auf dem Markt haben sich das Fraunhofer IAO und das Hotel Schani Wien jetzt für hetras entschieden. Zwei der entscheidenden Faktoren für die Wahl waren, dass die Lösung auf einer echten Cloud-Technologie basiert und gleichzeitig eine offene Plattform anbieten kann, um mit anderen innovativen Partnern leichter und schneller integrierbar zu sein.

Vanessa Borkmann

Dipl.-Ing. (Arch.) Vanessa Borkmann, am Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO verantwortlich für das Projekt, erklärt die Entscheidung: “Von allen Software-Anbietern, die wir analysiert haben, hat uns der Ansatz von hetras eindeutig überzeugt. hetras hat eine Lösung für zukunftsorientierte Hoteliers entworfen und umgesetzt. Das Unternehmen ist damit einer der Vorreiter in der Hotel Technologie Branche. hetras ist zwar ein junges Unternehmen, aber schon heute erfolgreich bei mehreren anspruchsvollen Hotels und Hotelketten in komplexen Umgebungen implementiert.”

Ulrich Pillau

Ulrich Pillau, Geschäftsführer von hetras, fügt hinzu: “Wir sind höchst erfreut unter den vielen etablierten und großen Technologie Firmen in der Hotelbranche vom Fraunhofer IAO und Hotel Schani Wien ausgewählt worden zu sein. Wichtiger noch betrachten wir aber das Fraunhofer IAO mit dem “FutureHotel“ Projekt als idealen Partner für unser Bestreben, mit hetras die Wahl für alle Hoteliers der nächsten Generation zu sein. Die hetras Gründer und Techniker haben das Produkt entwickelt unter Berücksichtigung einer fortschrittlichen und sauberen Web Service Architektur. Dies erlaubt höchste Flexibilität, wenn es um die Integration mit Drittsystemen geht. So können diese Lösungen nicht nur direkt mit den hetras Datenbanken und Funktionen kommunizieren, sondern es können auch ganze Teile des Benutzer Interfaces an Dritte ausgelagert oder angepasst werden.“